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展會策劃的幾點心得

簡介—— 人社部信息化創新應用展覽策劃工作,于個人而言,這是一段如烈火燃燒的時間的美好見證!本文基于三個月的展廳策劃工作經曆,總結

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人社部信息化創新應用展覽策劃工作,于個人而言,這是一段如烈火燃燒的時間的美好見證!本文基于三個月的展會策劃工作經曆,總結經驗,吸取教訓,發表感悟,留作紀念,以供他人參考,少走彎路。

01 領會領導的思想和意圖

領導的思想代表了公司層面對于産品認知的高度,因此展會策劃過程中的每一次會議、每一項通知都代表了其對當前事務以及下一階段工作的具體要求。

在個人對産品認知不足的前提下,通過領導了解公司的産品,比自己獨立理解要來的快速和深刻。

當然,領導對于産品的理解往往站的高度較高,甚至脫離了技術、框架,但對于展會來說技術恰恰不是重要的,産品能夠解決的問題和實現的效果才是展會最需要宣傳的内容。

如果領導主抓工作,就要注意彙總和梳理領導的講述,反複提到的内容往往是一個重點,從某種角度來說這種闡述是有原因的。建議在會議結束後盡快基于會議内容整理成方案,從而能夠加深個人理解,否則多次會議之後感覺不到内容體系的演變和完善。

02 一切圍繞核心内容開展工作

展會的表現形式有很多,展闆、視頻、宣傳頁、二維碼、現實體驗等,這些形式要隻有承載了内容才能變得鮮活。

1. 确定核心内容

任何展示都要有一個主題,确切的說是同一個主題,而圍繞主題的内容腳本則是展覽的核心内容。核心内容的确定是整個展覽工作的重點和難點,一切形式的展示都是圍繞核心内容展開的。

核心内容來源于對展示産品的認知,一方面前面提到的領導意志實際上就是核心内容的前身,要在此基礎上進行整理和完善;另一方面,核心内容是一個完整的體系,涵蓋多個方面的要素,包括:目标、手段、措施、能力、效果等。

核心内容最好是通過方案進行表述,再配合關鍵示意圖進行說明,從而能夠讓項目成員迅速理解。


展會策劃.jpg


2. 理解核心内容

展會準備工作涉及的人員角色較多,各方隻有建立和達成同一個共識才能向着一個方向前進。

不論是策劃、講解、宣傳,還是美工、技術等角色成員,都應該理解核心内容,最終做到内容的融會貫通。具體到每個人的理解沒有太好的辦法,就是要逐詞逐句、逐頁逐篇搞清楚,當然還有一種方法就是通過向其他人講解來理解内容,讓其他人幫助發現偏差。

特此強調,如果核心内容理解不好,接下來的設計、展示、講解等工作将十分受影響。倘若短時間内實在無法理解核心内容,建議在接下來的工作中多聽取别人的意見和建議,切勿擅自結論。由于所有的工作都與核心内容相關,因此工作的過程也是内容理解的過程。

3. 運用核心内容

核心内容的确定後,策劃工作基本完成了一半,而内容的合理運用也至關重要,如:展闆、二維碼、宣傳冊、PPT、視頻等,要根據不同展示形式的特點進行内容編排,後面會具體講解。

03 精心設計和表現核心内容

1. 内容定位

如同産品定位,在展覽過程中具體到内容的某一種展示形式,首先也要有一個合理的定位,對象是誰、展示什麼主題、需要哪些内容支撐和要達到什麼效果都應該定義清楚。比如,二維碼展示面向所有參展人員,是整個展廳的一種線上體驗,涵蓋理念講解、産品功能特點、應用效果等,期望讓用戶長久保存,事後學習。

2. 内容編排

依然以二維碼設計為例,内容編排要做到:

要着眼于整個版面,由于是縱向頁面,因此要充分利用頁面的垂直空間;

要保持頁面整體風格的簡潔、統一、規範;

多采用比喻、模拟、誇張、修飾等方法,讓内容淺顯宜讀,切忌進行内容的堆砌;

每一頁面的主題要鮮明,重要内容和次要内容要有所區别,通過字體、字号、配色、位置等要素加以區分;

如果頁面較多,注意将頁面歸類,添加導航頁,每一頁也最好注明所屬部分,引導閱讀者思路;

如果一段内容實在不好形象表達,可以将内容條目化,至少這樣看來内容的構成是清晰的、有邏輯的。

其他内容如PPT、宣傳彩頁等設計思路各自有所不同,但本質相同,這裡不一一闡述,總之要做到展示内容在不同展示形式下的内在統一、外在得體。


宣傳彩頁.jpg


3. 内容優化

内容編排完成後,還要對内容進行優化,做到細節到位。斟酌用詞的确切性,語句的連貫性,内容之間的邏輯性。因為最終的設計都是展示給參展人員看的,因此這個階段可以将設計發給公司其他領導和同事,聽取可以優化的問題點。

04 内容為王,不特意追求形式

内容是永恒的,形式是多變的。因為内容和形式是相關聯的,但内容又不完全依賴于形式,隻能說形式可以反作用内容。在準備工作初期,很容易陷入形式的泥潭,考慮的太多、太細,并不利于内容的組織和理解。

内容的最好表達方式就是文字腳本,這是抛開一切形式之後的赤裸裸的呈現。在準備初期,确保内容的質量是關鍵,至于形式,是使用電視機、拼接屏,投影儀還是VR等,都是次要的,形式的選擇僅僅是為了美觀和現場的沖擊力。

在布展過程中,布展公司提供的各類設備往往是有冗餘的,如果現場效果不佳,完全可以臨時申請增加或更換,因此至少在工作初期,大可不必為形式擔心。

05 針對參展對象,突出相應内容

如果一次展會參展人員較多,而參展對象的身份差别較大,那麼建議要針對不同的參展對象突出不同的展示内容,正所謂“見人所人話,見鬼說鬼話”。

以本次展覽為例,參展人員上至省部級領導,下至地方業務科員,其關心的内容顯然是有所不同的。

對于較高層級的領導,他們較為關注決策分析類的應用展示,例如關鍵指标數據呈現、大數據應用等。由于他們的時間非常有限,因此講解過程要求短平快,重點突出,結論鮮明,用數據說話。

而對于主任、科員等級别的領導,他們往往對業務模式較為感興趣,這時候可以直截了當的展示具體産品,越直接,感受就越強。例如,通過一個業務流程的操作将解将産品的功能、特點和操作模式完全展示出來,或者讓參展人員進行切身操作體驗等都是很好的方式。

06 精準、規範、統一表達

展會的本質上就是一場大型交流,不論是文稿、聲音還是畫面,都要講求語言的規範性和統一性。

1.内部規範

即公司成員在參展過程中對同一個事務的表達要求規範,這是彰顯企業形象的基本條件。

2.行業規範

即用詞用語要符合行業内标準,這些标準一般都來自政策文件、技術規範等。尤其是政務領域的用語更要講求嚴謹,切勿随意篡改,也不要自行創立新詞彙,如政策文件中使用“減少群衆跑腿排隊”,就不要說“降低百姓跑路排隊”。


減少群衆跑腿排隊.jpg


07 任務安排要明确、詳細、可落地

展會準備工作是一個分工協作的過程,少不了工作計劃的制定。列任務、定時間、出成果是工作計劃的基本要求,計劃一定要可執行,具體來說就是要讓任務負責人知道今天和明天應該幹什麼,否則計劃就成了一紙空文。

1. 明确任務,拆分任務

任務越粗略就越不明确,負責人執行起來就越無法預期。建議将一個大任務按照任務構成或工作進程繼續分解,體現出關鍵任務節點甚至是工作成果輸出。

如果某個任務策劃人無法自行分解,那要與任務負責人溝通,一起制定計劃,而這樣的計劃肯定是具實的。

2. 合理安排責任人

如果一項任務涉及兩個甚至多個角色成員參與,一定要明确第一責任人;對于策劃這一角色,類似産品經理,要盡量承擔内容産出、項目溝通、進度控制等事宜,不要負責看似有關但完全可以交付給其他人的事務。

3. 合理設定時間

時間的設定既要考慮整個工作的期限,也要考慮每項具體任務的工作量,同樣建議和負責人共同協商确定。

08 善于溝通,勤于彙報

溝通是做事情的一部分,而且是很重要的一部分,上下級之間、項目成員之間、内部外部之間都需要适時進行溝通彙報。

在我看來,以下三種情況需要做必要的溝通:一是,不确定的事宜要溝通;二是,重要工作節點要溝通;三是工作的産出結果要溝通。

筆者不是什麼溝通達人,确切的說是一個不太善于做溝通的人,在本項目工作中吃過溝通的苦頭不再贅述,但希望各位将溝通作為一種工作風格,将彙報作為一種工作習慣。

3個月的準備,3天的布展,3天的展覽,在感歎時間飛逝的同時,不忘珍惜過去發生的一切,有激情、有責任、有信念、有思索、有苦澀、有汗水、有感動、有淚水。感謝這樣的一次工作經曆讓我體驗了活動策劃、産品包裝的整個過程,領略了團隊協作的真谛,也使我重新定位自己,重新審視以後的工作。

以上分享的工作心得僅代表個人觀點,真切期望與各位共享和共勉,筆者不是什麼管理人員,文章有失高度和水準,但卻是發自内心,不流于表。

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