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活動流程應該怎麼策劃?

簡介—— 青媒文化傳媒活動策劃專題分享:活動流程應該怎麼策劃? 在進行一項活動籌備的時候,活動流程、行政庶務、人員配置,是三個相當

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青媒文化傳媒活動策劃專題分享:活動流程應該怎麼策劃? 在進行一項活動籌備的時候,活動流程、行政庶務、人員配置,是三個相當重要的環節。很多時候,在活動方向、目标确定之後,大家都會苦惱于活動流程的設計,不知道該從何下手?不知道該朝着什麼方向走?

在青媒看來:一個活動流程的策劃,說起來簡單,但也有他需要仔細思考的部分!

今天,青媒要來談談活動策劃的專題分享:要如何策劃一個活動流程

活動方向:一個活動的産生,想必都會有他所要達到的目的,在進行策劃之前,我們可以經由成員的讨論,朝着目的,而來設定所要到達到的目标,在有了明确的方向之後,我們就可以依着這個方向前進,讓往後策劃的時候,能更有條理,更順利的進行!


活動策劃.jpg


活動的目标:目标的設定,實在是相當的重要,也是參予活動策劃的每一個人,所必須知道、了解的。有了相同的共識之後,才能就所認知的,來進行想法的分享,有效率的讨論,而不是像亂槍打鳥般的浪費時間!

熱力曲線

人家常說:「好的開始,是成功的一半」!但,在進行活動策劃的時候,我們必須全方位的思考,除了要設想引人注目的開場之外,更要為結尾立下目标。如此,才能在讨論流程時,能朝着目标來設計中間的活動!

「熱力曲線」簡單的說,就是觀衆的情緒起伏!如果我們以一場晚會為例,運用以下的熱力曲線來做一些簡單的叙述及說明。

開始→拉高→持續高→情緒再激勵→最high結尾

熱舞→搞笑戲劇→團康→歌舞劇→歌舞劇最後和觀衆合唱結尾- 持續加溫向上拉高→最高結尾

戲劇 (以劇情來改變觀衆情緒,在劇情最精采的部份作結尾),利用對抗型的大團把氣氛炒熱,結束可以是動感帶動唱,讓大家一起high到最高點。

開始→拉高→漸收→感性結尾

熱舞→小團(拉高)→戲劇(拉高并漸收給予啟示)→柔性手語結尾

以上兩種曲線圖,是我們最常見到及使用的,當然,我們也可以因應自己活動的開頭及結尾,來為自己良身訂做一個屬于活動的熱力曲線。



溝通讨論

青媒認為:在活動策劃的時候,每個環節都需要用心及注重,溝通與讨論是其中相當重要的一環。他的目的,是在彙集每個人的信息,經由溝通及交流,進行整合、發想、決策等動作,讓策劃的内容在成員的交叉讨論之後,能激發創意,讓活動更富延展性,更完善!


策劃溝通與讨論.jpg


策劃書撰寫

在讨論完之後,接下來很重要的事,就是把所讨論的結果,将他書面化。讓每一個人都可以清楚的看見大家辛苦所讨論出來的結果。

在撰寫策劃書的時候,在策劃書的撰寫部份,我們需要知道幾項比較重要的注意事項,讓我們在撰寫時,更有方向可以依循!

1. 列點說明,簡潔易懂。

2. 閱讀舒服,版面幹淨。

3. 文字精簡,說出重點。

4. 詳細及明确,讓任何人都對可以自己的工作項目一目了然。

這幾點,雖然看起來簡單,但在執行上,有時候卻很難達到,需要靠時間及經驗上的慢慢累積,需要花上一些心思及時間!

協調修正

「神仙打鼓有時錯」,神仙都會犯了錯,更何況人!我們常說,溝通必須花上許多的時間及耐心!是的,在第一回合的讨論結束,我們也撰寫完策劃書之後,必須進行『再檢視』的這個動作,檢查一下自己的讨論成果,是不是有所缺失或是漏洞的部份,藉由人與人之間的讨論協調,來發現問題,并且解決問題!将所有可能會發生的事情,都進行解決方法的設想,好讓我們的活動在執行的時候,不管遇到什麼問題,都能夠輕松應對,而不會産生措手不及的狀況!!

預備方案

活動的内容非常重要!當然,也有可能發生一些突如其來的狀況,這個時候,「預備方案」也就顯得重要。

假如,我們活動最原始的設計場地是在戶外,但不巧的是,在活動即将要進行的同時,天公不作美,突然下起雨!如果有進行室内場地這項預備方案,活動當然能夠繼續順利的進行下去;如果沒有,除了大家會無所适從之外,也可能會打斷大家的情緒,更影響到之後整個活動了流程進行!那實在是太可惜了!

所以,如果我們事先将會發生的所以狀況進行設想,那麼,不管有什麼事情發生,都可以以最從容的态度,來輕松應對了!不是嗎?!



策劃之外

在策劃之外,還是有相當重要的事情需要大家來注意!就是「策劃之外的時間規劃」。沒錯,在進行活動策劃時,我們可以事先為整個策劃作時程上的安排,也就是安排進度的意思。什麼時候開始?什麼時候完成什麼事情?什麼時候場地勘查?什麼時候采買…等,讓事情可以在掌控之内,在一定的時間之内完成!

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